La riforma sulle circoscrizioni di cui al d. lgs 155/2012, che entrerà in vigore il 14 settembre 2013, ha reso necessario definire appropriate modalità di trattamento dei dati gestiti dai sistemi informatici in uso presso le cancellerie civili degli uffici giudiziari.

Si distinguono, a tale scopo, le seguenti situazioni:

1) soppressione delle sezioni distaccate di Tribunale: i procedimenti pendenti, alla data di soppressione dell'ufficio, saranno trasferiti presso la sede del tribunale di circondario. Il procedimento a tutti gli effetti proseguirà il suo iter nell'ufficio accorpante dove assumerà un nuovo numero di ruolo (prefisso numerico fisso associato alla sezione distaccata soppressa), mentre risulterà definito 'per trasferimento ad altra sede' nell'archivio informatico dell'ufficio soppresso. L'iscrizione di un nuovo procedimento potrà essere effettuata unicamente presso l'ufficio accorpante (tribunale circondariale). L'indirizzo PEC della sezione verrà dismesso.

2) soppressione di tribunali circondariali: dal punto di vista dei sistemi informatici, non è prevista alcuna migrazione di dati dagli uffici soppressi a quelli accorpanti, pertanto i procedimenti pendenti negli uffici soppressi rimangono (da un punto di vista informatico) associati all’ufficio soppresso fino alla loro definizione, mantenendo inalterata la numerazione; gli operatori di cancelleria e i magistrati gestiranno tali procedimenti accedendo ai registri di cancelleria dell'ufficio soppresso. L'iscrizione di un nuovo procedimento potrà essere effettuata unicamente presso l'ufficio accorpante; il tentativo di iscrizione, per via telematica, presso un ufficio soppresso sarà rifiutato dal cancelliere. L'indirizzo PEC dell'ufficio giudiziario soppresso verrà mantenuto invariato per consentire il deposito telematico dei soli atti dei procedimenti in corso di causa.

In entrambe le situazioni, l’ufficio soppresso cambierà unicamente la denominazione (ad esempio: “Tribunale ordinario di Chiavari” cambierà in “Tribunale ordinario di Genova – ex tribunale di Chiavari”) e il catalogo dei servizi telematici verrà modificato di conseguenza; non verrà modificato il codice identificativo dell'ufficio soppresso.

Sulla base tale premessa, si forniscono nel documento allegato istruzioni specifiche per ogni singolo servizio telematico